הפקת אירועים היא מלאכה שדורשת מומחיות וניסיון. בעת הפקת אירוע חשוב רצוי לתכנן את כל המרכיבים שיכולים להביא להצלחת האירוע מראש, וכן לנסות למנוע את אותם המרכיבים שעלולים להתעורר ולהפריע לשמחה.
הפקת אירוע מוצלח
הפקת אירוע מוצלח תכלול התייחסות ותכנון מוקדמים לכל מרכיב שנכלל באירוע המדובר. לפניכם רשימה מסכמת שחשוב לתכנן לפני כל הפקת אירוע מכל סוג:
- סוג האירוע– אם מדובר באירוע משפחתי קטן תרצו לשוות לאירוע שלכם אווירה אינטימית שתהלום את השמחה המשפחתית שלכם ואת יחסי הקרבה ששוררים בין בני המשפחה שחולקים את השמחה באירוע. לעומת זאת אם מדובר באירוע חברתי או אירוע כמו כנס עובדים תרצו לשוות לאירוע שלכם אווירה רשמית יותר שתהלום אותו.
- כמות המוזמנים– את האולם או המקום שתבחרו לצורך הפקת האירוע שלכם כדאי לבחון לפני סגירה על המקום עצמו. במסגרת זו כדאי לכם לברר את כל הנתונים של המקום וכדבר ראשון את כמות המוזמנים שהמקום יוכל להכיל. הרי לא תרצו לתכנן אירוע ולהשאיר חלק מהאנשים בסופו של דבר בחוץ…
- תכנון התפריט– תכננו את התפריט כך שיתאים לטעמם של רוב האורחים שלכם. כלומר, אם רוב האורחים שלכם מעדיפים ארוחה בשרית הרי שמסעדת בשרים תהיה הבחירה המושלמת, אך אם ההעדפה היא למסעדה חלבית או צמחונית תצטרכו להתאים את בחירתכם למקום שיוכל לספק לאורחים שלכם מזון שישביע אותם. עוד בסעיף זה ולא פחות חשוב מכך הוא להתאים את התפריט לאופי של האירוע שלכם. כלומר, אם תרצו שהאורחים שלכם יצאו שבעים ומדושני עונג מהארוחה המרכזית תעדיפו להזמין תפריט עשיר, אך אם לחילופין תרצו להשאיר אותם ערניים תעדיפו להזמין תפריט קליל יותר.
- עיצוב האירוע– עיצוב של אירוע הוא חלק בלתי נפרד מהרושם שהאירוע שתכננתם ישאיר על המוזמנים שלכם. עיצוב רשמי ותאורה בהירה יעוררו כבוד ותשומת לב לפרטים ולמקצועיות שתרצו לשדר באווירה הכללית, ואילו לאירוע של שמחה משפחתית יתאים עיצוב יותר נוח ופחות רשמי שיכלול תאורה עמומה ואינטימית יותר.
- אביזרים משלימים– כל אירוע מתאפיין באביזרים שונים שצריכים להיות בו. גם מבין האירועים המשפחתיים הנפוצים ביותר תוכלו להבחין בשונות של האביזרים שנלווים אליהם. לדוגמא, חתונה תכלול חופה, ברית מילה תכלול כיסא לסנדק ומגש למכשור הרפואי של הרב, בר מצווה תכלול עמדת דרשה ובת מצווה מסך להצגת קליפ מהנה. כך גם באירועים רשמיים תוכלו להזמין מראש מסך להצגת מצגת מקצועית, דוכן לנואמים או עיצוב החדר בצורה של חדר ישיבות רשמי ומהודר.
- בעלי מקצוע– אירועים רבים מתאפיינים ביכולת שלהם להישאר בזיכרון של המשתתפים לאורך זמן, במיוחד אם הם מתוכננים בצורה מיוחדת שתרשים את האורחים. בין בעלי המקצוע שניתן להזמין יהיו תאורן, תקליטן או להקה מזמרת, וכן צלם אירועים שגם יכול לספק מגנטים לאירועים. קבלת מזכרת של מגנטים לאירועים היא חשובה בזמן האירוע וגם לאחריו כאשר היא מסמלת את הקרבה בין האנשים וחורטת אם האירוע המיוחד במוחם של המשתתפים המרוצים.
לסיכום, מניעת תקלות באירועים היא קלה ופשוטה אם רק מקדישים זמן ומחשבה בריאה לתכנון של האירוע בצורה שתביא לתוצאות הטובות ביותר שאתם רוצים לקבל. בכל מקרה שבו תרצו להתייעץ לגבי הפקת אירוע בצפון השרון אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ונשמח לעזור לכם להפיק את האירוע המשמעותי של החיים שלכם.
